Vai trò của Quản lý hệ thống IT đối với doanh nghiệp
Ngày nay, việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành hệ thống IT trong kinh doanh là vô cùng cần thiết. Vì Công nghệ thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu đối với hoạt động hàng ngày của hầu hết các loại hình doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mặc dù dịch vụ Quản lý vận hành hệ thống IT giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả của việc cung cấp dịch vụ IT cho doanh nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận ra tất cả các lợi ích liên quan đến thực tiễn dịch vụ này.
Lợi ích của Quản lý hệ thống IT
Nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp
Công việc thủ công dẫn đến rất nhiều sự trùng lặp và không kiểm soát tiến độ, chất lượng. Khi thực hiện Quản lý hệ thống IT bài bản, doanh nghiệp có thể tạo ra các quy trình làm việc, tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình, đặt cảnh báo, thống kê báo cáo. Từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tất cả các công việc, các yêu cầu, các sự cố, các vấn đề trong toàn hệ thống IT
Cung cấp trải nghiệm hoàn hảo
Khi được triển khai phù hợp, Hệ thống IT được thiết kế và xây dựng với mọi cấp độ của người dùng giúp việc Quản lý hệ thống IT có thể cung cấp trải nghiệm đầu cuối dễ dàng từ các quản trị viên đến người dùng cuối thông qua các yếu tố được định nghĩa trước. Công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh và điểm tiếp nhận yêu cầu dịch vụ hiện đại, thân thiện với người dùng. Các dịch vụ luôn được đo lường cải tiến, từ đó người dùng luôn được phục vụ một cách tốt nhất.
Giảm rủi ro trong các thay đổi IT doanh nghiệp
Những thay đổi trong hệ thống IT rất phức tạp và kéo theo một số rủi ro nhất định. Điều này đúng khi thực hiện không có kế hoạch và kém tương tác với khách hàng. Trường hợp xấu nhất có thể là sự gián đoạn dịch vụ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Với hệ thống IT đi kèm với Quản lý thay đổi, xác định quy trình để thực hiện các thay đổi trong hệ thống dịch vụ CNTT mà không khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro. Mô hình có các giai đoạn được xác định, vai trò và quy trình để lập kế hoạch và truyền đạt tác động của một thay đổi.
Trách nhiệm tốt hơn cho sự hợp tác giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp
Quản lý hệ thống IT mang đến sự tiêu chuẩn hóa, cho bàn dịch vụ hoặc cho các hoạt động phụ trợ. Hệ thống Quản lý IT ghi lại sự tương tác giữa một kỹ thuật viên với yêu cầu khách hàng. Các hoạt động như vậy được lưu trữ trong một bản ghi kiểm toán của phiếu yêu cầu khách hàng và có thể được kiểm soát lại bởi các cấp quản lý.
Thúc đẩy việc tự tìm hiểu thông về hệ thống IT
Một giải pháp của Dịch vụ Quản lý hệ thống IT được xem như thư viện dữ liệu thông tin giúp doanh nghiệp có thể tự tìm hiểu trước khi đưa ra các phiếu yêu cầu cho nhà cung cấp. Người yêu cầu có thể tìm kiếm các kiến thức cho một giải pháp trước khi tạo phiếu yêu cầu. Do đó, giảm số lượng các phiếu yêu cầu gặp các vấn đề phổ biến.
Chức năng kinh doanh tốt hơn
Các quy trình Quản lý hệ thống IT tập trung vào việc khôi phục các chức năng quan trọng trong kinh doanh càng sớm càng tốt trong trường hợp bị gián đoạn. Quản lý vòng đời của sự cố để quản lý kiểm soát các sự cố, trong đó bạn có thể ưu tiên các sự cố dựa trên mức độ quan trọng đối với doanh nghiệp.
Kiểm soát và quản trị tốt hơn
Quản lý hệ thống IT giúp thiết lập hồ sơ cho từng kỹ thuật viên và dựa trên quyền truy cập hồ sơ đã được đưa ra theo quy định. Đồng thời ủy quyền cho các thay đổi được xử lý thông qua phê duyệt. Trong hệ thống quản lý IT, quản trị viên có thể tạo các quy trình phê duyệt khác nhau.
Giúp doanh nghiệp tham gia vào kế hoạch hiệu quả
Dịch vụ Quản lý hệ thống IT giúp các kỹ thuật viên của nhà cung cấp có tổ chức hơn với kế hoạch của họ. Ví dụ: Quản lý thay đổi dữ liệu có một giai đoạn dành riêng cho việc lập kế hoạch trong đó kỹ thuật viên có thể ghi lại dữ liệu liên quan đến thời gian, tác động, kế hoạch triển khai và kế hoạch dự phòng.
Sự hợp tác trong hệ thống IT diễn ra tốt hơn
Nhiều kỹ thuật viên có thể làm việc dựa trên một phiếu yêu cầu duy nhất trong dịch vụ Quản lý vận hành hệ thống IT. Quản lý hệ thống IT có tính năng cộng tác để tạo điều kiện cho luồng thông tin trôi chảy từ kỹ thuật viên này sang kỹ thuật viên khác.
Biết những mục cụ thể trong dịch vụ
Với một danh mục dịch vụ, doanh nghiệp sẽ biết chính xác dịch vụ đang có những nhu cầu cụ thể nào và đâu là yêu cầu được nhiều khách hàng lựa chọn. Trong Quản lý hệ thống IT doanh nghiệp có thể thấy được các báo cáo phân tích hiển thị số lượng yêu cầu của từng loại nhu cầu dịch vụ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Ngoài các yêu cầu, báo cáo được cập nhật sẽ cho doanh nghiệp biết những gì khách hàng đang tìm kiếm, điều này sẽ giúp họ quyết định có nên tạo ra các dịch vụ mới hay không.
Thúc đẩy sự tham gia của khách hàng
Dịch vụ Quản lý hệ thống IT cung cấp một nền tảng cho doanh nghiệp đưa ra các yêu cầu, báo cáo sự cố, tương tác với các kỹ thuật viên và tìm kiếm thông tin xử lý. Ngoài ra, kỹ thuật viên có thể gửi mẫu khảo sát dịch vụ để nhận được sự đánh giá từ doanh nghiệp.
Tạo các quy trình và dịch vụ Công nghệ thông tin minh bạch
Với một danh mục trong dịch vụ, các doanh nghiệp sẽ biết chính xác những gì mong đợi từ một yêu cầu trong dịch vụ. Các quy trình back-end đằng sau mỗi dịch vụ cũng sẽ được xác định rõ ràng. Quản lý hệ thống IT hỗ trợ các quy trình công việc chuyên dụng, SLA, quy trình công việc phê duyệt và lịch trình nhiệm vụ cho một yêu cầu.
Tăng năng suất kỹ thuật viên
Dịch vụ Quản lý hệ thống IT cung cấp cho các kỹ thuật viên các công cụ cần thiết để làm việc tốt hơn. Quản lý hệ thống IT được tối ưu hóa để giúp mọi người làm việc nhanh hơn. Kỹ thuật viên có thể liên kết các phiếu yêu cầu với nhau để quản lý thông tin, thêm nội dung từ cơ sở tri thức, trả lời người yêu cầu từ các mẫu biểu tạo điều kiện giúp các kỹ thuật viên có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Tăng lợi tức đầu tư Công nghệ thông tin
Việc áp dụng Dịch vụ Quản lý hệ thống IT đúng đắn sẽ dẫn đến sự sẵn sàng tốt hơn cho các dịch vụ Công nghệ thông tin phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, điều này tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ngoài tính khả dụng, Quản lý hệ thống IT thiết lập nên một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cấu hình CMDB mạnh mẽ, trong đó doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi các tài sản Công nghệ thông tin và phi Công nghệ thông tin của họ.
