Hiện nay, ERP được xem là ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp tổng thể theo một kiến trúc nhất định. Giúp doanh nghiệp có thể hoạch định, thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. Các hoạt động của công ty được thực hiện trên hệ thống duy nhất của ERP. Doanh nghiệp sẽ được tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và có cơ hội phát triển vững mạnh chỉ khi triển khai thành công ERP. Các bạn cùng công ty TNHH iVIM khám phá về phần mềm ERP dưới đây nhé!
Phần mềm ERP là gì?
ERP là phần mềm có mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp được nhiều ứng dụng khác nhau cho ra các module của một gói ứng dụng duy nhất, giúp các hoạt động có liên quan tới tài nguyên của công ty sẽ được tự động hóa từ A đến Z. Phần mềm ERP tạo ra hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất, trải qua các phòng ban và các hoạt động bao gồm: quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, ….
Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
- ERP được xem là hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh phù hợp. Các thành viên công ty( bao gồm nhân viên và cấp quản lý), tất cả công đoạn và phòng ban chức năng kết hợp tạo ra một quá trình hoạt động kinh doanh hoàn chỉnh.
- ERP được xem là ứng dụng phần mềm hỗ trợ thay thế sức lao động của con người và không phải là một dây chuyền sản xuất tự động.
- ERP là một hệ thống quản lý hoạt động có quy tắc và có kế hoạch. Các nhân viên với nhiệm vụ tương ứng cần được xác định từ trước với quy định nhất quán, chặt chẽ, kế hoạch được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
- ERP là hệ thống liên kết các phòng ban của doanh nghiệp lại để làm việc, trao đổi, hợp tác với nhau chứ. Không phải mỗi phòng là thực hiện một hoạt động riêng lẻ.
Lợi ích của Phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Hiện nay, thông tin tài chính sẽ được tổng hợp các số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên phải đảm bảo được độ chênh lệch. Khi sử dụng phần mềm ERP, các yếu tố liên quan đến tài chính được hợp nhất lại một nơi. Một phiên bản duy nhất xuyên suốt các bộ phận phòng ban, cơ sở. Trong trường hợp con số thay đổi, thì tất cả các thông tin sẽ được tự động tính toán và hiển thị lại sao cho khớp với thông tin ban đầu, và giúp hạn chế các yếu tố tiêu cực trong thông tin tài chính doanh nghiệp.
Nhờ phần mềm quản lý, mà các doanh nghiệp lớn và phức tạp không phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Khi muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ cần nhìn vô các con số cùng dòng dữ liệu trên ERP.
Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Các doanh nghiệp có quy mô càng lớn, thì quy trình thực hiện càng nhiều bước, nhiều giai đoạn như một mạng lưới phức tạp. Tiến độ công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và quá trình thực hiện đó sẽ gặp một vấn đề trở ngại.
Các công việc cụ thể sẽ được chuyển chứng từ loại giấy tới tay nhân viên xác định không thể sánh với tốc độ chứng từ điện tử. Hoặc trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho bãi đến các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ trên hệ thống ERP sẽ tới tay người thủ kho một cách nhanh chóng. Bằng hình thức giải quyết các “nút cổ chai” và rút ngắn khoảng cách vị trí địa lý, ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp tăng tiến độ dòng công việc của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp gặp nhiều vấn đề rắc rối từ dữ liệu nhầm lẫn khi đi qua các ban bộ phận làm việc. Ví dụ như con số viết tay “14” thùng hàng sẽ gây nhầm lẫn thành “19” hay do gõ lỗi Word biến khách hàng. Những rắc rối đó sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ làm việc của cả quy trình thực hiện, làm giảm hình ảnh doanh nghiệp, giảm tính minh bạch và trầm trọng hơn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập chỉ một lần bởi một người nhân viên đầu là sẽ được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp sẽ được tiếp cận các dữ liệu này chứ không phải sao chép “ tam sao thất bản”
Phần mềm ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Cơ sở dữ liệu được tập trung với các quy trình nghiệp vụ được xếp thành các dòng cố định giúp doanh nghiệp áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ một cách đơn giản. Chức năng Audit track ( tìm viết) của phần mềm ứng dụng ERP có thể cho phép tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm soát cũng như những thành viên có liên quan đến bút toán.
Việc giám sát từng giai đoạn làm việc của nhân viên. Nhà quản lý ở một nơi, mở giao diện phù hợp của ERP ra là sẽ được nắm trong các kết quả làm việc của các nhân viên, từ các con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nhân viên đã bán các sản phẩm gi và đem về bao nhiêu doanh thu.
Một số ứng dụng phần mềm ERP có khả năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên tương ứng với trách nhiệm công việc phù hợp của họ, nhà quản lý không phải bỏ ra nhiều thời gian cho công đoạn này.
Phần mềm ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
ERP còn có khả năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng trên cùng một hệ thống. Đó là việc nhắn tin riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân như cơ chế hoạt động như mạng xã hội.
Tóm tắt
Để xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh, có khả năng biến đổi quy mô trong môi trường kinh doanh ngày nay, bạn cần sử dụng các công cụ để giúp bạn hợp lý hóa các công việc, tăng năng suất và sử dụng dữ liệu trong thời gian thực. Hệ thống phần mềm ERP phù hợp có thể đưa bạn đi đúng hướng. Bạn đã sẵn sàng đầu tư? Nhấp vào đây để bắt đầu.
