E-invoice là gì? Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng E-invoice? Liệu E-invoice có thật sự mang lại hiệu quả hay lợi ích? E-invoice gồm những loại nào sử dụng ra sao? Đọc ngay bài viết sau để có thêm những kiến thức cần thiết về phần mềm này bạn nhé!
E-invoice là gì?
E-invoice là một hóa đơn được phát hành, nhận và xử lý bằng phương tiện điện tử. Nó không phải là dạng hóa đơn được in lên giấy như những hóa đơn trong nhiều năm về trước chúng ta vẫn thấy. Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã số thuế khác nhau, mỗi mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ… đều được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính của các doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tổng cục Thuế cho biết, xu hướng ở nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay là phát triển mô hình hóa đơn điện tử bởi hình thức hóa đơn này mang lại nhiều lợi chs cho người sử dụng.
Thứ nhất, hóa đơn điện tử E-invoice giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn cho người dùng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hoá công tác quản trị DN.
Thứ hai, sử dụng E-invoice, doanh nghiệp tiết giảm thủ tục hành chính Thuế thông qua việc rút gọn các thủ tục đăng ký phát hành, báo cáo tình hình sử dụng, lập bảng kê hóa đơn; ngăn chặn và kiểm soát việc sử dụng hóa đơn giả để trốn thuế. Đặc biệt hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp hữu hiệu chống việc làm giả, mạo danh hóa đơn hay việc thất lạc hóa đơn cũng sẽ không xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng E-invoice.
Tìm hiểu về E-invoice tại: https://ivim.vn/e-invoice-la-gi-doanh-nghiep-tai-sao-nen-su-dung.htm
E-invoice gồm những loại nào?
Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 03 loại cơ bản như sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn GTGT điện tử là loại hóa đơn được áp dụng với người bán hàng hóa, dịch vụ, có áp dụng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn GTGT trong trường hợp này được quy định sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Mô phỏng của Hóa đơn giá trị gia tăng
Không chỉ có mã xác thực và số xác thực, trên hóa đơn còn có mã QR. Đây là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng có cài phần mềm đọc mã QR để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng điện tử là áp dụng cho người bán hàng hóa, dịch vụ, có áp dụng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Tương tự như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng điện tử cũng sẽ bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn điện tử khác
Tại Khoản 3, Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định ngoài hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thì hóa đơn điện tử còn các loại khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung của một hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành.
Ngoài ra, trong Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ cũng lưu ý rằng cả 03 loại hóa đơn điện tử trên khi tạo lập đều phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi Bộ Tài chính.
Lợi ích của doanh nghiệp khi dùng E-invoice
Giảm thủ tục hành chính
Sử dụng phần mềm hóa đơn E-Invoice doanh nghiệp không mất thời gian tới các chi cục thuế chờ đợi để mua hóa đơn và làm các thủ tục liên quan tới hóa đơn. Phần mềm hóa đơn E-Invoice đã thiết lập sẵn các quy trình đăng ký, lập in hóa đơn theo đúng quy định của Tổng cục thuế như: Quyết định sử dụng và khởi tạo mẫu hóa đơn, lập thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê bán ra …giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
Chủ động in ấn hóa đơn
Phần mềm hỗ trợ các hình thức Hóa đơn điện tử, Hóa đơn đặt in giúp doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn một hoặc đồng thời nhiều hình thức in ấn, phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn ngày tại cơ sở của mình mà không cần phải đặt in tại các nhà máy in và mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Lập in hóa đơn nhanh chóng, chính xác
Phần mềm có tích hợp danh mục các khách hàng đối tác , danh mục hàng hóa thường dùng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tải danh mục vào trước, đến khi thực hiện viết hóa đơn phần mềm sẽ tự lấy dữ liệu trong kho danh mục ra sẽ rất nhanh chóng và chính xác.
Sử dụng E-invoice cần những điều kiện gì?
Muốn sử dụng E-invoice, doanh nghiệp cần có đủ điều kiện về kinh tế, doanh nghiệp đang phải thực hiện khai thuế với chi cục thuế. Ngoài ra, để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có hệ thống kết nối mạng Internet, có đường truyền mạnh và ổn định , có thể đáp ứng được nhiều máy.
Đội ngũ nhân viên quản lý hóa đơn điện tử cần có đủ trình độ và khả năng tiếp cận đến hóa đơn điện tử và sử dụng một cách thành thạo và biết cách khởi tạo và dần dần làm quen với hóa đơn điện tử một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số, đây là điều kiện cần thiết và bắt buộc để sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp mình đang có trước đó hay có thể sử dụng chữ ký của các cơ quan chức năng cung cấp.
Với E-invoice doanh nghiệp lập, xuất, quản lý hóa đơn dễ dàng.
Điều tốt nhất khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice là đăng ký sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoặc các phần mềm có kết nối với phần mềm kế toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của công ty iVIM sẽ hoàn toàn yên tâm và không cần phải sử dụng phần mềm kết nối nào khác. Bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của iVIM đã tích hợp đầy đủ các chức năng tiện ích gồm:
- Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
- Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
- Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
- Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
- Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
- Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
- Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu…
Với chi phí hợp lý khi sử dụng E-invoice và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp sẽ vô cùng hài lòng về những gì E-invoice mang lại. iVIM là một trong những công ty cung cấp phần mềm trên, bạn có thể tham khảo để có thể sử dụng phần mềm này một cách đơn giản với giá hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình nhé. Cảm ơn vì đã đọc bài viết truy cập IVIM để có thêm những thông tin học ích nhé!
